Tengo pendiente una conversación difícil. ¿Cómo prepararla? Pasos 7 y 8 (últimos pasos)

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Planifica tu enfoque:

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Quizá, si te planteas un preparación excesiva, en cualquier momento se puede desmontar por completo tu guión, ya que cualquier imprevisto puede hacer que aquello que tenías tan minuciosamente preparado, de repente deje de servir.  Además, la persona con la que interacciones tiene la capacidad de reaccionar o cambiarte el paso, no es una pared que vaya a responder a los puntos que a nosotros nos interesan, y como a nosotros nos convenga.

Por tanto, en lugar de un exceso de detalle, lo conveniente es tener una serie de ideas claras sobre lo que queremos abordar, y una estrategia sobre la forma de abordarlo. Esto, es especialmente importante en el momento de la apertura (es decir, el arranque de la conversación). En este punto, si puede ser interesante pensar las frases con las que pretendo arrancar, y las contestaciones a las primeras reacciones.

Imaginemos una situación de conversación difícil a nivel laboral. Supongamos que hemos seleccionado para esta conversación dos puntos fundamentales: los problemas de comunicación y mi rol en el equipo de trabajo. Podríamos entonces decidir estrategias de entrada como las siguientes:

Arranque: "María, hay dos cuestiones clave que me gustaría debatir hoy en la reunión, por las que llevo tiempo buscando un espacio. Tienen que ver con la comunicación entre el equipo y los roles establecidos. He observado ciertas situaciones que se podrían mejorar y tengo propuestas que me gustaría que fuesen debatidas".

Ante una posible evasiva: "Soy consciente de la cantidad de temas que hay pendientes, no obstante considero necesario e importante encontrar un espacio para estas cuestiones".

Selecciona un lugar y un contexto adecuado para abordarla

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Elegir el momento y contexto adecuado para la conversación que queremos plantear, puede tener una repercusión notable en el desarrollo y consecuencias de esta. Los momentos adecuados están relacionados también con los estados emocionales de quienes deben participar en ella. A parte de este, otro aspecto clave para determinar el momento y lugar adecuado, consiste en la disponibilidad de tiempo suficiente para mantener un intercambio de opiniones o puntos de vista mínimos, para que tenga algún éxito.

Unidos a estas dos cuestiones, también, hemos de considerar el lugar. Si la conversación requiere un entorno mínimamente tranquilo y exento de sorpresas, o si la conversación requiere de unas condiciones de confidencialidad.

Por tanto, finalmente sabremos si cumplimos con este punto si tenemos en cuenta las siguientes preguntas:

1. ¿Me encuentro yo, o la otra persona en un estado emocional propicio para abordar la conversación o reunión difícil?

2. ¿Dispondremos del tiempo suficiente, teniendo en cuenta el problema, para llegar a que se aborden los puntos o se resuelvan mínimamente los problemas?

3. ¿Qué entorno he elegido para tener esta conversación?, ¿es el adecuado para lo que quiero transmitir o necesito solucionar?

Los estados emocionales, como hemos comentado en alguno de los puntos anteriores, pueden complicar la transmisión o recepción de la información, llevando la interpretación a través de la emoción. En el caso de un compañero de equipo, tremendamente disgustado por el desarrollo de una reunión, que nos pide tener una charla inmediata sobre esta, y algunos asuntos con los que no está de acuerdo, concluiremos que el estado emocional no es el adecuado para abordar dicha conversación difícil, y tendremos que tratar de emplazarle a otro momento, eso sí, con tacto e inteligentemente. por ejemplo:

"Javier, entiendo que esta cuestión es importante para ti, y lamento de verdad que te sientas contrariado por lo que ha ocurrido hoy en la reunión. El tema que me comentas necesitamos hablarlo con más calma y en otro contexto, ya que merece una mayor dedicación. Me gustaría que entendieras esto."

Ya tienes las claves más importantes a la hora de preparar una conversación o reunión difícil. No obstante te recuerdo los puntos y te remito a leer los post anteriores por si te perdiste alguno de los artículos:

1. Analiza tu propia historia interna sobre la conversación

2.  Define claramente cuál es tu objetivo para esa conversación

3.  Ten claro previamente lo que te gustaría que la persona hiciera de manera específica

4.  Prepárate a nivel emocional

5.  Trata de anticiparte a las posibles reacciones de la persona con la que hablarás

6.  Piensa en fundamentos sólidos en los que vas a basar tus argumentos

7. Planifica tu enfoque

8.  Selecciona un contexto y lugar adecuado para abordarla

¡Valor... y mucha suerte!

Alberto López Viñau

Psicólogo y coach

Grupo Crece

 

¿Por qué es tan importante la habilidad para hablar en público?

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La habilidad para hablar en público es de las más complejas y difíciles de gestionar. Parece que hay personas especialmente dotadas para ello, que se manejan como pez en el agua cuando tienen que "soltar un speech" en público, sea dando un curso o conferencia, tomando la palabra en una reunión de trabajo o contando una anécdota en un grupo social o familiar.

Si somos de los que pensamos que “se nos da mal” esto de hablar en público, es muy posible que admiremos y nos maravillemos de este tipo de personas y sintamos que esto “no es para nosotros", "no hemos nacido con ese don”, “nosotros no seremos nunca capaces de conseguirlo”.

En realidad, no es así, las habilidades de oratoria y hablar en público se aprenden y cualquiera de nosotros puede hacer gala de poder disfrutar hablando en público, conmover, convencer o conseguir la atención de un auditorio, con sólo entrenarse y practicar el conjunto de habilidades y estrategias implicadas en una conducta, a priori, muy difícil. 

Además, es una conducta que si aprendemos a manejarla, nos va a aportar una mejor autoestima y una mayor seguridad en nosotros/as mismos/as. 

Hablar bien en público nos puede abrir muchas puertas. Desde un punto de vista profesional puede ayudar a:  aumentar las posibilidades en una entrevista laboral, conseguir mayor credibilidad y atención en las reuniones de trabajo, obtener mejores resultados en un examen u oposición, captar clientes para una empresa o proyecto, ganarme la confianza de mi equipo, liderar con más seguridad a un grupo de personas… Pero, también, en el terreno personal tiene grandes ventajas como facilitar sentirme más integrado/a en los grupos sociales o en el entorno familiar, conseguir que mis opiniones sean tomadas más en cuenta, ser percibido/a como una persona más interesante y segura de sí misma…

Cuando hablamos en público, ponemos sobre la mesa un gran abanico de competencias, desde cómo estructurar un discurso, a cómo expresarse con los gestos de la cara, las manos, el cuerpo o la voz. Todo ello implica un conjunto de habilidades verbales y no verbales que se pueden entrenar por separado de una manera sencilla.

¿Por qué se nos da mal hablar en público? ¿Por qué, incluso, hemos desarrollado miedo escénico o miedo a hablar en público?

Es muy posible, que en algún momento de nuestra vida, hayamos tenido una experiencia desagradable o traumática, donde quizá hubo personas que se burlaron o nos humillaron, sufrimos un bloqueo o una reacción de mucho nerviosismo, nos sometían a situaciones de mucha exigencia…. Entonces, nuestro organismo ha automatizado la respuesta de activación o tensión para protegernos (Cerebro reptiliano o emocional) y esta respuesta de alerta se generaliza a otros contextos de exponernos a un público aunque racionalmente (neocortex) nos parezca absurdo o no encontremos la relación.  

Puede ser también, que por las circunstancias de un entorno muy protector, exigente o que no nos haya ofrecido oportunidades de enfrentarnos a estas situaciones, no tengamos experiencia y práctica a la hora de comunicarnos y hablar en público y sintamos que no sabemos hacerlo.

La timidez, el miedo a exponernos al juicio de los demás, los bloqueos para mostrarnos espontáneos y tal como somos, también suelen estar en la base de nuestro miedo o dificultad para hablar en público.

Ante esto, las consecuencias de tener dificultades a la hora de enfrentarse a hablar en público son:

  • Si no podemos evitar enfrentarnos porque en nuestro trabajo es imprescindible, al no disponer de recursos de autogestión emocional ni herramientas verbales y no verbales, obtenemos un resultado negativo, nuestra autoestima baja y mantenemos o empeoramos el problema al largo plazo.
  • Si podemos, evitaremos exponernos a aquello que provoca malestar, con lo cual nunca podremos aprender o mejorar estas habilidades y darnos cuenta de que podemos hacerlo y podemos hacerlo bien y disfrutarlo.

Disfrutarlo, sí.

Cuando podemos ser nosotros mismos ante un auditorio o grupo de personas, gestionando nuestra ansiedad hasta el punto de poder bajarla al mínimo, mostrando naturalidad en nuestra comunicación no verbal, y pudiendo expresar nuestras ideas, obtenemos un gran refuerzo social y nuestra autoestima se refuerza muchísimo.

 

Hay ciertas claves a tener en cuenta a la hora de hablar en público:

1. Nuestro nivel de activación o ansiedad que nos puede hacer percibir la sensación de descontrol y de miedo al miedo o miedo a las señales de ansiedad: taquicardia, sudor, dificultad para respirar, bloqueo corporal, temblor en la voz o en el cuerpo. Pensar que los demás “lo pueden notar” nos hace estar muy indefensos y expuestos. Y centrar nuestra atención en la ansiedad favorece que la ansiedad se mantenga, ese comportamiento de hipervigilancia hace que nosotros mismo provoquemos que estas señales se mantengan e incluso que aumente su intensidad. Mantener a raya nuestro nivel de ansiedad y aprender estrategias como la respiración diafragmática o el control atencional para manejarlo, será imprescindible.

2. Las ideas que tenemos de nosotros/as mismos/as en ese momento, o antes o después de enfrentarnos al público: ideas, la mayoría de las veces, muy negativas e hiperexigentes y que ponen en duda nuestra valía personal. Tendemos a:  

  • Anticipar las consecuencias negativas “voy a hacer el ridículo”, evaluar de manera poco realista y muy negativa nuestras habilidades, “lo hago fatal”, o las situaciones, “nadie se está enterando de nada”.
  • Generalizar los errores o las dificultades, “no lo voy a conseguir nunca”, “todo lo hago mal”,
  • o focalizar la atención en un aspecto que no es tan relevante, “ya estoy de nuevo con los titubeos”.
  •  Marcarnos metas excesivamente elevadas sin tener en cuenta nuestro punto de partida a la hora de hablar en público: “tengo que hacerlo perfecto si no, no vale”
  •  Exagerar nuestros errores y no tener en cuenta nuestros logros: “se me ha olvidado hablar de…”
  •  Compararnos con otras personas de modo que nosotros/as siempre salimos perdiendo provocándonos una respuesta de inseguridad y desánimo: “no puedo competir con esta persona, lo hace y lo hará siempre mejor que yo”.

Desarrollar ideas más proactivas y constructivas y desbancar las ideas perjudiciales será una estrategia importante. Podemos usar autoistrucciones positivas como: “nadie lo nota más que yo” “voy a respirar” “me voy a centrar en la presentación”, “voy a mover las manos”, “estoy consiguiendo estar más calmado/a” “he conseguido avanzar en … desde la última vez”.

3. La conciencia de nuestros movimientos corporales, faciales y del uso de la voz, y el conocimiento que tengamos de los comportamientos no verbales adecuados en estas situaciones. Hay aspectos de la conducta no verbal y paralingüística que nos pueden dificultar la puesta en escena y otros que nos lo facilitan, favoreciendo que el mensaje llegue de manera más clara y contundente y consigamos nuestros objetivos en dicha comunicación, y lo más importante, vamos a conseguir contagiarnos de esa actitud no verbal y sentirnos más seguros/as. Es necesario un entrenamiento en estas competencias dirigido por un profesional.

4. La estructura de nuestro discurso y el uso del lenguaje verbal, así como los apoyos didácticos usados, que igualmente, puede facilitar o no que nuestro mensaje llegue al interlocutor. Podemos acudir a un profesional que nos oriente y corrija nuestras presentaciones.

5. La exposición progresiva a situaciones de hablar en público y la práctica son imprescindibles para descondicionar nuestra experiencia negativa y propiciar nuevas asociaciones positivas en el cerebro. Mientras más lo evitemos, más dificultades y más conflicto tendremos con esta habilidad.

Existe una gran oferta de cursos presenciales de oratoria, cursos para vencer el miedo escénico o cursos para hablar en público en Madrid y en el resto de España. Un buen curso es la opción más eficaz para superar nuestro nerviosismo y ansiedad en las presentaciones y mejorar considerablemente nuestras habilidades.


Raquel López Vergara

Psicóloga, coach y formadora

Grupo Crece 

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