En nuestro anterior post para preparar conversaciones difíciles hablamos del primer paso: "Analizar nuestras propias historias respecto a la conversación".
En este segundo artículo hablaremos del segundo y tercer paso: "Definir el objetivo" y Clarificar los comportamientos concretos que deseamos de la otra persona".
No obstante te recordamos los 8 pasos necesarios para preparar una conversación con la máxima eficacia:
1) Analiza tu propia historia interna sobre la conversación
2) Define claramente cuál es tu objetivo para esa conversación
3) Ten claro previamente lo que te gustaría que la persona hiciera de manera específica
4) Prepárate a nivel emocional
5) Trata de anticiparte a las posibles reacciones de la persona con la que hablarás
6) Piensa en fundamentos sólidos en los que vas a basar tus argumentos
7) Planifica tu enfoque
8) Selecciona un contexto y lugar adecuado para abordarla
Paso 2: Definir el objetivo
Cuando hablamos de definir nuestro objetivo, nos estamos refiriendo concretamente a clarificar qué es aquello que nos gustaría lograr mediante esta conversación. Esto es importante hacerlo, ya que en ocasiones, pese a que nuestras metas estén relacionadas con mejorar las relaciones, aclarar malos entendidos y vencer distancias, lo que acabamos realizando sin darnos cuenta son enfrentamientos como si se tratara de separar un bando de otro.
Las buenas intenciones pueden desaparecer por las cargas emocionales que tienen estas conversaciones. Y es aquí donde el objetivo es lo que debe orientar, centrar y guiar la conversación, al aportarnos una idea clara. De esta forma incluso este objetivo se puede verbalizar al comenzar la conversación como en los siguientes ejemplos:
"Mi intención con esta conversación, es arreglar el posible malentendido que tuvimos en la reunión del jueves".
"Si en algún momento te hago sentir atacado/a indícamelo, ya que el objeto de la reunión va a ser buscar soluciones para mejorar nuestro sistema de trabajo".
"Nuestra relación es muy importante para mí, y he buscado este momento para poder aclarar las discrepancias del otro día porque me gustaría proteger mi amistad contigo".
Este objetivo también va a ser muy útil para recordarnos a nosotros mismos, en algún momento de la conversación que sintamos que estamos entrando a atacar, que nuestra meta es otra.
Paso 3: Tener claro el comportamiento que deseo que cambie la otra persona.
Respecto a este paso, es importante que sepamos que hay que tratar de ser lo más específicos posibles. Las conductas deben quedar concretadas, ya que si realizamos las peticiones de manera genérica, la otra persona será la que tenga que adivinar lo que nosotros queremos que cambie. De este manera tendríamos que sustituir mensajes más genéricos por otros más concretos como en los siguientes ejemplos:
Mensajes genéricos:
"No atiendes", "no estás implicado", "las riendas te están esperando desde hace tiempo", "a veces siento que no logro sacar punta de ti".
Mensajes concretos (responden a cada uno de los anteriores):
"Durante el último tramo de la reunión de ayer te noté un tanto distraído, y tengo la sensación de que durante la semana ha ocurrido en más ocasiones".
"He observado que tu participación ha disminuido en las últimas reuniones, lo he notado especialmente en el número de intervenciones que realizas".
"Me he dado cuenta que desde la semana pasada, en la que hablamos de comenzar a asumir las responsabilidades del equipo de ventas, no se han producido cambios en este sentido y el trabajo sigue siendo muy similar al que existía antes de tener la conversación, ¿hay algún problema o necesitas ayuda?".
"He de confesarte que en ocasiones me siento algo disgustado, ya que los últimos retos que te he lanzado sobre responsabilidad y equipo están todavía sin desarrollar y no he observado cambios. ¿Por qué está ocurriendo esto?".
Como podréis imaginar, redactar los mensajes concretos me ha llevado mucho más tiempo que los genéricos, que prácticamente me han salido de carrera. Ser específico es positivo e imprescindible para abordar bien una conversación difícil, pero no debemos creer en nuestra espontaneidad en exceso, y por tanto tenemos que darle tiempo y cierto esfuerzo para pensarlos y prepararlos previamente.
Por tanto, como tarea, y para finalizar este segundo post, te invito a que pienses muy bien en tu objetivo y que escribas varios comportamientos concretos que te gustaría que cambiaran, se aminoraran, incrementaran... en esa persona con la que te estás preparando para hablar.
Aquí tienes la tercera parte con los siguientes pasos.
¡Mucho ánimo!
